Robotic Process Automation im Spannungsbogen des Prozessmanagements

Robotic Process Automation (RPA) ist eine installierbare Software mit dem Ziel, Menschen bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten zu unterstützen oder ihnen einzelne Tätigkeiten vollständig abzunehmen. RPA imitiert die Eingaben eines Menschen in den zu automatisierenden Anwendungen, ohne dabei Entscheidungen zu treffen. Als Benutzerschnittstelle wird im Regelfall die grafische Bedienoberfläche der zu automatisierenden Anwendungen verwendet. Mit RPA werden vorwiegend strukturierte Routineaufgaben ausgeführt, deren Abläufe stabil und nicht veränderlich sind. Im Gegensatz zu herkömmlichen Automatisierungslösungen beziehungsweise Methoden der Prozessautomatisierung, wie Straight Through Processing (STP), Workflow-Management-Systemen (WfMS) oder Business Process Automation (BPA), die einen Inside-Out-Ansatz verfolgen, bei denen also die Anwendung von Grund auf angepasst oder neu entwickelt wird, greift eine Automatisierung mit RPA programmtechnisch nicht in die bestehenden Anwendungen ein. Bei der Konfiguration der sogenannten RPA-Bots sind in der Regel keine Programmierkenntnisse erforderlich. Die Konfiguration erfolgt beispielsweise auf Basis von Flow-Charts. Die Bots führen die erstellten RPA-Artefakte aus. Sie durchlaufen also die operativen Prozesse und sind damit die Komponente, die den prozessausführenden Menschen ersetzt.

Die Potenziale für den Einsatz von RPA in Unternehmen sind vielfältig. Zu den wichtigsten zählen Kosteneinsparungen, Qualitätssteigerungen und Zeiteinsparungen. Das Einsparpotenzial beim Einsatz einer RPA-Lösung lässt sich nicht so einfach beziffern. Ein wichtiges Ziel neben der Reduktion der Prozesskosten ist in diesem Bereich vor allem die Entlastung von Mitarbeitenden bei repetitiven, zeitintensiven Prozessen und die Erhöhung der Kapazität für wertschöpfende Tätigkeiten. Die Amortisationsdauer ist bei der Implementierung von RPA-Lösungen ein wichtiges Argument, da der Zeitraum für die Realisierung eines RPA-Einsatzes im Vergleich zu anderen Lösungen meist sehr gering ist. Im Bereich der Qualitätssteigerung besteht die Möglichkeit, durch den Einsatz von RPA unsystematische – durch menschlichen Irrtum entstehende – Fehler bei der Prozessbearbeitung durch Mitarbeitende auszuschließen. Das Thema Zeiteinsparung kann für sich gesehen einen Vorteil bedeuten, wenn beispielsweise Kunden – externe wie interne – direkt in den Prozess involviert sind, da eine Steigerung der Prozessgeschwindigkeit in einen Wettbewerbsvorteil münden kann.

Weitere Potenziale beim Einsatz von RPA sind einerseits die Reduzierung von Compliance-Risiken. Ein einmal korrekt entwickeltes und vor Veränderungen geschütztes RPA-Artefakt schränkt Missbrauchshandlungen deutlich ein. Weiters können operationelle Risiken – wie menschliche Fehler, Systemfehler oder Fehler innerhalb der internen Abläufe – durch den Einsatz von RPA gesenkt werden und beispielsweise in der Finanzwirtschaft langfristig sogar zu einer reduzierten Anforderung an die zu unterlegenden Eigenmittel führen.

Für die Implementierung von RPA in einem Unternehmen ist die hohe Bedeutung des Prozessmanagements zu berücksichtigen. Die Aufnahme, Analyse und Optimierung bestehender Prozesse stellt in vielen Fällen die Voraussetzung für eine sinnvolle Umsetzung von Automatisierungen über RPA dar. Werden Prozesse nicht verschlankt oder gibt es im Prozessablauf viele Ausnahmen mit der Notwendigkeit menschlicher Eingriffe, ist eine Automatisierung über RPA unter Umständen nicht zielführend. Sind Prozesse perfekt optimiert, ist eine Automatisierung durch RPA vielleicht gar nicht mehr erforderlich, da beispielsweise die Prozesse durch eine entsprechende Abbildung der Abläufe in den zu Grunde liegenden Systemen automatisiert wurden. Die tägliche Erfahrung zeigt aber, dass die Möglichkeiten zur Umsetzung von IT-Veränderungen für viele Unternehmen begrenzt sind. Vielfach ist Standardsoftware im Einsatz, die von einem Unternehmen nicht verändert werden kann. In diesem Spannungsbogen ist der Einsatz von RPA zu betrachten: Die Anpassungen können deutlich schneller umgesetzt werden, womit eine schnelle Time-to-Market erreicht werden kann.

Wir von Nagler & Company können auf weitreichende Kompetenzen bei der Strukturierung und Verbesserung im Prozessmanagement zurückblicken. Wir können beurteilen, ob Prozesse automatisierbar sind und welcher Anpassungsbedarf daraus entsteht und können durch unsere Partnerschaft mit UiPath – einem führenden Anbieter von RPA-Software – ein komplettes Lösungspaket anbieten.

Das Produktportfolio von UiPath umfasst eine integrierte Low-Code-Plattform, welche RPA, App-Entwicklung, intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), Process Mining, Testautomatisierung, Bereitstellung in der Cloud, Dev- Ops-Lebenszykluskontrolle und API-Integration umfasst. Die UiPath-Plattform ist damit für ein breites Spektrum von Anwendergruppen im gesamten Lebenszyklus der Prozessautomatisierung geeignet.

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• Smeets, M., Erhard, R., & Kaußler, T. (2019).
• Robotic Process Automation (RPA) in der Finanzwirtschaft.
• Wiesbaden: Springer Gabler.